Underretning om indsamling af personoplysninger 

Vi orienterer dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 14, om at vi i forbindelse med deltagelse på Skaksommerlejren behandler en række oplysninger om dig.

Dataansvarlig

Skaksommerlejren er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.
Skaksommerlejren er en forening, som arrangerer en årlig skaksommerlejr for børn og unge i skolernes sommerferie.

Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:

• E-mail: skaksommerlejr@gmail.com 
• Kontaktformularen på vores hjemmeside

Formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Organisering og afvikling af skaksommerlejren og for at understøtte deltagernes tryghed og velbefindende

Behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger om deltagere og forældre/værger for at kunne tilbyde den bedst mulige lejr for deltagerne, og for at kunne give forældre og andre interesserede mulighed for at kunne følge med i dagligdagen på lejren samt for at dokumentere foreningens historiske virke, hvor både tidligere deltagere og øvrige interesserede kan genopleve tidligere lejre på vores hjemmeside. 

Vi skelner mellem de personoplysninger, som vi offentliggør på vores hjemmeside, og de personoplysninger, som vi udelukkende behandler internt ifm. afholdelse af lejren. 

Offentliggjorte oplysninger

Vi offentliggør følgende personoplysninger om deltagerne på vores hjemmeside:

Almindelige personoplysninger

• Navn, køn og alder på deltagere
• Ratingtal og klubtilhørsforhold på deltagere
• Resultater fra lejrens aktiviteter
• Billeder og videoer

Det gør vi med henvisning til Databeskyttelsesforordningen Artikel 6, litra f (legitim interesse).

Oplysninger til internt brug

Vi behandler følgende personoplysninger til internt brug:

Almindelige personoplysninger

• Adresse og kontaktoplysninger på deltagere
• For deltagere, der er under 18 år gamle, behandler vi desuden almindelige personoplysninger om deltagernes forældre eller værger i form af kontaktoplysninger
• T-shirt-størrelser
• Særlige ønsker (værelse, madpræferencer osv.)

Følsomme personoplysninger

• Allergier og aktuelle helbredsoplysninger (evt. diagnoser) 

Det gør vi med henvisning til Databeskyttelsesforordningen Artikel 6, litra a (samtykke).

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger. 

Almindelige personoplysninger:

• Navn, adresse og kontaktoplysninger på deltagere
• For deltagere der er under 18 år gamle, behandler vi desuden almindelige personoplysninger om deltagernes forældre eller værger i form af kontaktoplysninger
• Køn og alder på deltagere
• Ratingtal og klubtilhørsforhold på deltagere
• Resultater fra lejrens aktiviteter
• T-shirt-størrelser
• Særlige ønsker
• Billeder og videoer

Følsomme personoplysninger:

• Allergier og aktuelle helbredsoplysninger (evt. diagnoser) 

Hvordan behandler vi personoplysninger?

Vi videregiver ikke dine personoplysninger eller overfører dine personoplysninger til modtagere udenfor EU og EØS.

Vi anvender personoplysninger for at kunne planlægge og afvikle lejren, herunder danne teorigrupper og værelsesopdelinger samt generel kommunikation med deltagere og forældre/værger.

Vi offentliggør følgende oplysninger om deltagerne på vores hjemmeside: navn, fødselsår, ratingtal, køn og resultater på lejrens hjemmeside. Derudover offentliggør vi de billeder og videoer, vi tager undervejs på lejren, på lejrens hjemmeside.
Endelig deler vi typisk et mindre antal billeder og/eller videoer fra lejren på vores sociale medier undervejs på lejren.

Alle øvrige personoplysninger, vi modtager, gemmes i lejrens interne systemer, og slettes når vi ikke længere har brug for dem.

Hvor stammer dine personoplysningerne fra?

De behandlede personoplysninger stammer fra deltagerne selv eller deres forældre/værger, lejrens frivillige ledere samt fra Dansk Skak Unions offentlige tilgængelige ratingtal. 

Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?

Vi opbevarer dine personoplysninger i vores interne systemer, indtil vi ikke længere har brug for dem, dog max indtil en deltager er fyldt 21 år. Alle følsomme personoplysninger slettes efter maks. 3 år.

Deltagernes navn, fødselsår, historiske ratingtal, køn, klubtilhørsforhold, resultater samt billeder bevares af hensyn til foreningens historiske dokumentation, og de formidles fortsat via foreningens hjemmeside. 

Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
2. Ret til berigtigelse (rettelse)
3. Ret til sletning
4. Ret til begrænsning af behandling
5. Ret til indsigelse
6. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. 

Du har i øvrigt ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.